外贸公司英语商务书信怎么才能写好?

英语在各种类型的公司里使用率越来越高,尤其是外贸公司英语更是其从业人员需要花时间好好学习掌握,虽然在对外贸易中,大部分的商务活动是通过手机、电话等即时通讯设备进行的,不过很多合作最终具体事宜的确定还是需要通过商务书信来证实的,所以学习写一封合格的外贸公司英语商务书信是很重要的哦。

外贸公司商务英语书信的书写重点在“效率”二字,因此写作的时候,用词要精确,行文要简明易懂,避免拖泥带水,繁复冗长,认真考虑双方的利害关系,站在对方的角度来考虑对方可能接受的条件,以最佳的合理陈述方式让对方了解并接受所谈及的内容,这就是西方人所说的“write in your attitude”,写好一封商务书信应该注意以下几点。

1、研究对方的利害所在(Study your reader's interest)
动笔之前先考虑看看对方的愿望、困难和问题是什么?如何解决对方的问题?假设自己收到这封信,会有什么感受?尽量引起对方的兴趣,如果吸引不了对方的注意力,书信的效果便会大打折扣。

2、使用正确的语气(Identify the gist)
一封合格的商务书信之前应考虑一下用这封信要达到什么目的,这决定了你应该采取什么样的方式、用什么样的语气去影响对方,从而达到预期效果。

3、清楚简洁(Write clearly and concisely)
商务书信的语句要求清楚而精确,语言要简洁而明快,避免使用转弯抹角毫无意义的词语,中国人习惯在交谈中使用“看看”、“再谈”等词句来应付不得不拒绝或推辞的事情,这样的态度在国际商务合作谈判中极易引起对方的反感,所以,尽量避免使用这种模棱两可的词语。

4、正确完整(Write correctly and completely)
合作之前,买卖双方往往会通过商务书信的交流来敲定各自具体的权力、义务以及利害关系,而这正是各种商业单据的依据所在,同时这也就要求商务书信的内容必须完整且正确。正确不仅仅指语法、拼写正确,还包括正确地运用语言陈述,正确地理解和运用商业术语及写作技巧。信的内容应力求完整,例如在接受对方的报盘(offer)时,最好把条件全部写明,或者具体说明所接受的报盘的根据是什么(如报价单、函电等),因为对方受到此信并接受信中的条件,该信即对双方都具有约束力,如果不完整,很有可能引起不必要的纠纷。

写好之后检查是否符合以下几点:
1、信的内容是否清楚简洁,用语礼貌体贴?
2、能否给人留下良好印象?
3、拼写、数字、符号等是否准确无误?
4、提供的资料是否完整正确?

这几点都没有问题就可以说是一封合格的外贸公司英语商务书信了,就可以寄出。

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